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Der Weg in die DDB

Die folgende Beschreibung der Arbeitsabläufe wurde mit freundlicher Unterstützung und auf Grundlage von Vorarbeiten der Fachstelle Archiv am Landesarchiv Baden-Württemberg erstellt.

1. Registrierung bei der DDB

Um Teil der DDB zu werden, müssen Sie Ihre Einrichtung in einem ersten Schritt bei der DDB als Partner registrieren. Das Registrierungsportal finden Sie unter https://pro.deutsche-digitale-bibliothek.de/registrierung/ - hier können Sie mittels eines Online-Formulars die Daten zu Ihrer Einrichtung eintragen.

Der Registrierungsvorgang erfolgt in zwei Schritten und dauert nur 5-10 Minuten. Das Online-Formular kann beliebig oft aufgerufen werden. Sie können Ihre Angaben zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ergänzen. Mit der Registrierung sind keine weiteren Verpflichtungen für Sie verbunden. Danach erscheint Ihre Institution bereits auf der Kulturlandkarte der DDB. Nach der Registrierung nimmt die Servicestelle der DDB mit Ihnen Kontakt auf. Sollten Sie sich bereits vor längerer Zeit registriert haben und nun auch Daten liefern wollen, wenden Sie sich bitte direkt an die Fachstelle Mediathek.

Hinweise zur Registrierung auf den Seiten der DDB

Datenschutzerklärung für Nutzer der DDB

2. Beantragung eines ISIL

Neben der Registrierung innerhalb der DDB ist auch die Beantragung eines sogenannten ISIL erforderlich. ISILs (International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations) werden zur eindeutigen Identifizierung von Bibliotheken, Archiven, Museen und verwandten Einrichtungen in regionalen Verbunddatenbanken, dem Leihverkehr und anderen Anwendungen eingesetzt. Innerhalb der DDB-Plattformen werden ISILs zur eindeutigen Zuordnung von Metadaten und Digitalisaten zu einer Institution benötigt und in Zusammensetzung mit internen IDs weltweit eindeutige Identifikatoren gebildet.

In Deutschland vergibt die Deutsche ISIL-Agentur und Sigelstelle an der Staatsbibliothek zu Berlin ISILs. Um ein ISIL zu beantragen, füllen Sie ein Formular auf der Website der Deutschen ISIL-Agentur aus. Dieses finden Sie unter http://sigel.staatsbibliothek-berlin.de/beantragung/, für die Beantragung benötigen Sie etwa 5-10 Minuten.

Webseite der Deutschen ISIL-Agentur und Sigelstelle an der Staatsbibliothek zu Berlin

Formular zur Beantragung eines ISIL auf der Seite der Deutschen ISIL-Agentur und Sigelstelle

3. Unterzeichnung des Kooperationsvertrags

Rechtliche Grundlage für eine Datenlieferung an die DDB ist ein Kooperationsvertrag. Dieser wird auf Anfrage gemeinsam mit dem Content-Fragebogen von der Servicestelle per Mail zugesandt und soll per Post an die Geschäftsstelle zurückgeschickt werden. Hinweise zum Kooperationsvertrag finden Sie auf den Webseiten der DDB.

Geschäftsstelle - Deutsche Digitale Bibliothek
Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Von-der-Heydt-Str. 16-18
10785 Berlin
service@deutsche-digitale-bibliothek.de

4. Ausfüllen des Content-Fragebogens

Mit dem Ausfüllen des Content-Fragebogens geben Sie einen Überblick über Ihre digitalen Bestände sowie die Anzahl ihrer digitalisierten Objekte. Für jede Einrichtung muss nur ein Fragebogen ausgefüllt werden. Den Content-Fragebogen erhalten Sie gemeinsam mit dem Kooperationsvertrag auf Anfrage von der Servicestelle (service@deutsche-digitale-bibliothek.de) per Mail zugesandt. Den ausgefüllten Fragebogen senden Sie bitte an die Servicestelle zurück, den Kooperationsvertrag hingegen per Post an die Geschäftsstelle.

5. Definition der Rechte und Lizenzen für Metadaten und digitale Objekte

Durch eine Beteiligung Ihrer Einrichtung an der DDB werden Ihre Metadaten (digital vorliegende Erschließungsinformationen) und Ihre digitalen Objekte (z. B. Bild-, Audio- oder Videodateien) Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt. Da Metadaten und digitale Objekte urheberrechtlich geschützt sein können, müssen für die Verwendung innerhalb der DDB bestimmte Nutzungsrechte definiert werden.

Neben der Registrierung und Unterzeichnung des Kooperationsvertrages ist daher auch die Definition der Rechte und Lizenzen erforderlich. Dies ist einerseits eine textliche Rechteinformation, welche frei vergeben werden kann.

Neben diesem textlichen Eintrag soll die Rechteinformation auch maschinenlesbar dargestellt werden. Dies ist notwendig, da die öffentliche Programmierschnittstelle der DDB (Application Programming Interface, API) so konfiguriert ist, dass nur bestimmte lizenzierte Daten ausgewählt, in der DDB dargestellt und an andere Portale weitergegeben werden können. Daher ist von Seiten der DDB im Kooperationsvertrag die rechtssichere Nachnutzung der zur Verfügung gestellten digitalen Objekte und Metadaten durch eine Rechte-Lizenzierung vorgesehen. Die Lizenzierung selbst wird bei der Einspielung Ihrer Metadaten und digitalen Objekte in der DDB gespeichert.

Bei der Auswahl von Lizenzen ist zu unterscheiden, welche Lizenz Ihre Einrichtung einerseits für die Metadaten und andererseits für die digitalen Objekte vergeben will.

Die Weitergabe der Metadaten an weitere Portale wie Europeana über die DDB-Programmierschnittstelle ist nur möglich, wenn diese unter CC0 1.0 Universal Public Domain Dedication lizenziert sind. CC0 enthält eine umfassende Verzichtserklärung hinsichtlich aller eigenen Schutzrechte und ermöglicht dem Nutzer die freie Weiterverwendung der Daten. Eine deutschsprachige Übersicht über die CC-Lizenzvariante CC0 erhalten Sie auf der Website von Creative Commons unter folgendem Link: http://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.de.

Für die Lizenzierung des Binärcontents (der Objekte) steht eine Auswahl an unterschiedlichen Lizenzen (Lizenzen und Lizenzhinweise auf den Seiten der DDB) zur Verfügung, aus der Ihre Institution die passende auswählen kann.

6. Festlegung der Import- bzw. Ingestreihenfolge (Einspielreihenfolge) von Seiten der DDB

Zu welchem Zeitpunkt die Einspielung Ihrer Daten erfolgt, hängt von verschiedenen organisatorischen (z. B. Größe der Bestände), inhaltlichen und technischen (u.a. Metadatenformat, Anzahl der Digitalisate) Kriterien ab. Diese Regelung wurde zur Vermeidung eventueller Engpässe bei der Einspielung getroffen.

7. Bereitstellung eines Logos

In der DDB wird auf der Ebene der Detailseiten ein Logo der datenliefernden Einrichtung angezeigt. Hierfür benötigen wir von Ihrem Archiv eine Logo-Datei. Bitte senden Sie Ihre Logo-Datei an service@deutsche-digitale-bibliothek.de.

8. Lieferung von Testdaten (gerne auch bereits vorher!)

Anhand eines Testdatensets kann überprüft werden, inwieweit Ihre Datenlieferung den Standardlieferformaten für die DDB (LIDO oder ESE/DC) entspricht.

Als Testdaten werden Datensätze empfohlen, welche gut erschlossen sind, da diese eine Vielzahl unterschiedlicher Felder abdecken. Von Vorteil ist es auch, Bestände unterschiedlicher Materialientypen zu liefern, um so deren unterschiedliche Umsetzung kontrollieren zu können. Insgesamt soll es sich bei dem Testdatenset um 500 bis 2.000 Verzeichnungseinheiten handeln.

Die Kontrolle der Testdaten dient zur Überprüfung, ob Ihre gelieferten Inhalte beim Ladeprozess berücksichtigt werden bzw. ob ein Mapping notwendig ist. Dieser erste Schritt erfolgt bei der Servicestelle/Fachstelle Mediathek. Sobald ein Mapping erstellt wurde, falls nötig (siehe Anpassungen am Mapping), können die Testdaten in ein Testsystem der DDB geladen und dort von Ihnen eingesehen werden.

9. Anpassungen am Mapping

Nach Prüfung der Testdaten wird, falls nötig, ein Mapping zu den entsprechenden Feldern nach LIDO (oder ESE) erstellt, wobei wir Sie im Rahmen unserer Ressourcen gerne unterstützen.

Dabei werden Regeln für die Konvertierung der Daten erstellt, so dass die Inhalte in den richtigen Elementen des Zielformats stehen und in der DDB in den entsprechenden Feldern angezeigt werden.

10. Kontrolle im Testsystem der DDB durch den Datenlieferanten

Einige Ihrer Daten (bevorzugt die schon gelieferten Testdaten), werden in ein Testsystem der DDB geladen. Dort haben Sie die Möglichkeit, die Darstellung Ihrer Daten noch einmal direkt zu überprüfen. Bei Korrekturen wird das Mapping (siehe oben) nochmals angepasst.

Da das Einspielen aller Daten einer Einrichtung in das Produktivsystem mit zeitlichem Aufwand verbunden ist, soll durch die Kontrolle im Testsystem sichergestellt werden, dass die Daten korrekt geladen werden.

11. Veröffentlichung der Daten in der DDB

Ihre gesamte Echtdaten-Lieferung, die auf einem FTP-Server der DDB hochgeladen werden soll, wird in das Produktivsystem der DDB eingespielt und ist somit Teil des in der DDB auffindbaren kulturellen Erbes und wissenschaftlicher Information.